Var försiktiga vid fakturering till kommunen

Enligt (relativt) nya regler tar kommuner bara emot fakturor som e-faktura. Det är inte riktigt så att de har något val utan de är skyldiga att följa e-fakturalagen. MEN i den finns undantag som kan vara viktiga för er privata anordnare och kommuner att känna till.

Många anordnare väljer att fakturera kommunen för sjuklönekostnader (ofta för att kommunen kräver det) och ibland även för beviljade assistanstimmar enligt LSS vilket då gör att ni då kommer i kontakt med de här reglerna. Att skicka e-faktura är möjligen inget problem så länge det inte står vilken assistansanvändare ersättningen avser i själva fakturan. MEN det som blir problem är de bilagor kommunerna ofta kräver ska bifogas fakturan. Problemen heter GDPR och sekretess. Två lika viktiga lagar som värnar om era uppdragsgivares personuppgifter.

Jag har precis haft ett samtal med en av de större bankerna som förklarar att deras digitala tjänster inte är säkrade på det sättet som krävs för att skicka sekretessbelagd information och min gissning är att det är så det ser ut rent generellt. Banken säger att DIGG, Digitaliseringsmyndigheten anser att bilagor ska sändas via brev.

När jag hörde av mig till DIGG svarade de att de (såklart) bara kan svara utifrån e-fakturalagen. Det finns undantag i den lagen som träder in när e-fakturan skulle innebära risk för att röja uppgifter som omfattas av sekretess eller i övrigt skada säkerhetskänslig verksamhet.

Nu MÅSTE man inte fakturera vare sig sjuklöner eller LSS-ersättning. Det är ju den enklaste, bästa och mest korrekta lösningen. När den enskilde söker ersättning är det en ansökan från honom eller henne. Inte en faktura från er. Ni kan istället välja att fakturera den enskilde som då kan bifoga fakturan med SIN ansökan till kommunen. Då gäller inte e-fakturalagen och det blir rätt i alla led. Ni måste såklart inte fakturera den enskilde heller om ni tycker att det känns svårt att hantera. Den enskilde gör en ansökan med er hjälp och ni hjälper också till att bifoga de handlingar som kommunen frågar efter.

Om ni ändå väljer att fortsätta fakturera bör ni kontrollera om ni verkligen ska skicka fakturor med hänvisning till 3 § Lag (2018:1277) om elektroniska fakturor till följd av offentlig upphandling (e-fakturalagen). Kommer ni ingen vart den vägen, och jag tycker verkligen att ni ska ta en riktigt allvarlig diskussion om det, gärna med kommunens dataskyddsombud inblandad, måste ni undersöka så att ni verkligen inte skickar sekretessbelagda uppgifter över oskyddat nät. Gör ni det bryter ni mot såväl sekretess som GDPR. Då får ni istället hitta andra lösningar, t ex att skicka bilagor som brev och att ha någon egen märkning på fakturan som inte röjer den enskildes identitet.

Och på tal om det... Du vet väl om att jag har en kurs om GDPR och systematiskt personuppgiftsskyddsarbete snart? Kunde du det här behöver du troligen inte anmäla dig men annars kan det ju vara värt att fundera över om du inte ska gå :)